De ideeënbus (2)

In mijn vorige blog schreef ik over mijn gedachten over het gebruik van de ideeënbus, of eigenlijk het niet gebruiken hiervan. Dat waren mijn gedachten zes weken geleden, toen we nog moesten beginnen met onze verbeterklus ONDERHANDEN. Over dat project later meer, nu even een korte terugblik op de laatste zes weken.


Bij de start van Onderhanden interviewden we 69 medewerkers, de helft van het personeel. Na de interviews hadden we ruim 40 ideeën die we meteen om konden zetten in verbeterprojecten, en nog tientallen die we even parkeerden om de organisatie niet te overladen. Nu zijn we zes weken verder, het aantal opgestarte ideeën is de 70 gepasseerd, en heel veel projecten zijn al afgerond.

Hoe zat het de afgelopen jaren met de ideeënbus?
Je zou verwachten dat de ideeënbus een populair stukje gereedschap is. Immers – de indiener van een idee ontvangt als beloning de helft van de netto besparing in het eerste jaar. Dat lijkt heel aantrekkelijk, de beloning kan oplopen tot duizenden euro’s voor een echt goed idee.

Maar wat was de werkelijkheid?
Er zijn de laatste jaren gemiddeld 5 ideeën ingediend (met een topjaar van 9 stuks).
Een derde van alle ideeën leidt tot een financiële beloning, meestal enkele honderden euro’s, en nog eens een derde ontvangt een VVV-bon. De gemiddelde doorlooptijd van een idee uit de ideeënbus is zeven maanden – van indienen tot het uiteindelijk presenteren op de kwartaalbijeenkomst en het bekendmaken van de beloning (die dan ook nog bruto is). Hoe moet dat ooit tot een volle bus leiden?

Er zijn de laatste jaren verscheidene bezwaren geopperd tegen een ideeënbus met financiële prikkel. Het systeem leidt tot bureaucratie, er is veel kostbare tijd nodig om ideeën te beoordelen en in te voeren. De beloning leidt tot discussie omdat de waarde van een idee vaak lastig is te bepalen. Collega’s voelen zich gepasseerd als ze ook een rol in het idee hebben gehad maar hiervoor niet worden geloond. Er zijn zelfs voorbeelden van regelrechte fraude. Waar geld in het geding is leidt dit vroeg of laat tot misbruik (?)

Eerlijk gezegd denk ik dat deze argumenten bij ons nauwelijks een rol speelden. Er zijn medewerkers die regelmatig ideeën indienen met de beloning in het achterhoofd. Maar het overgrote deel van de mensen is hier helemaal niet mee bezig, wordt hier totaal niet door getriggerd. Hoe lukte het Onderhanden dan wel om 70 ideeën in een maand te genereren?
Wat is voor mensen te grootste beloning in hun werk? Ze worden gewaardeerd, er wordt naar hen geluisterd. Met hun problemen wordt serieus omgegaan, hun verbetertips worden ter hand genomen. Die waardering is zoveel groter, vooral als die onmiddellijk gegeven wordt. Niet te vergelijken met een financiële vergoeding die pas na zeven maanden wordt uitgekeerd, en die dan ook nog minder is dan gehoopt.

Hoe gaan we nu verder? Hoe maken we deze nieuwe ideeënbus operationeel, hoe voorkomen we dat we over een half jaar weer met een lege bus zitten. Daarover gaat deel 3 van deze reeks.