De ideeënbus (1)

In een van de projecten waaraan ik de laatste maanden veel tijd besteed proberen we zoveel mogelijk ideeën van medewerkers in een zo korte mogelijke tijd in te voeren. In een paar weken tijd heeft dat geleid tot meer dan vijftig verbeterprojecten, allemaal op basis van ideeën en tips van medewerkers. Het totale aantal ideeën in de daarvoor bestemde “bus” in dit hele jaar is 2 (twee!). In dit eerste blog mijn gedachten over de ideeënbus voor we aan de verbeterprojecten waren begonnen. Pakweg zes weken oud dus.
Het gebruik van de ideeënbus lijkt een prachtige manier om medewerkers te betrekken bij verbeteringen in een bedrijf. Laagdrempelig, kans op een beloning, en je wordt genoemd in de kwartaalbijeenkomst. Waarom lukt het dan niet die bus vol te krijgen.
Heeft het nog wel zin om de ouderwetse bus te vervangen door een digitaal exemplaar?

Misschien wel het belangrijkste bezwaar tegen de ideeënbus in bovenstaande vorm is wel dat de bus niet zo laagdrempelig is als gedacht. Je moet een formulier invullen met voorgeschreven velden, vervolgens gaat het formulier langs allerlei afdelingen waarbij soms maanden onduidelijk is wat er precies mee gebeurt. Uiteindelijk komt dan de terugkoppeling door het MT met de “prijsuitreiking” (en ontstaat alsnog discussie of het idee wel zo origineel is, of goed genoeg).
Kortom – een minimaal aantal ideeën. Waarom het kwijnend bestaan van de ideeënbus nog verder rekken?

Tien mensen weten meer dan één. Hoe meer mensen meedenken over mogelijke verbeteringen, hoe groter de kans dat er creatieve vondsten worden gedaan. Hoe krijg je die verbeteringsideeën boven tafel?

1. Medewerkers moeten gemotiveerd zijn, de organisatie moet stimulerend en motiverend met ideeën omgaan.
2. Ieder idee is welkom en verdient aandacht. Ook al is niet ieder idee meteen uitvoerbaar.
3. Op ideeën moet alert gereageerd worden. Als het even kan onmiddellijk – met direct resultaat.
4. Alert reageren kan door het idee op een zo laag mogelijk niveau te behandelen. Dus niet eerst helemaal in de hiërarchie naar boven. Als een medewerker het zelf kan, dan alleen even afstemmen met de chef. Een klein overlegje met een paar mensen, meteen doorpakken. Is het groter, dan met chef en MT-lid, maar dan ook meteen proberen te beslissen.
Als onmiddellijk reageren niet mogelijk is vanwege de omvang van het idee, dan laat je dat de indiener natuurlijk wel weten.
5. Ideeën moeten zichtbaar worden gemaakt – welke verbeteringen zijn er recent ingevoerd. Dat geeft een erkenning aan de indieners van de ideeën, maar stimuleert tegelijkertijd collega’s om ook iets in te leveren.
6. Niet je ideeën financieel belonen? Nee, niet direct in een beloning per ingediend idee. Maar het kan wel meegewogen worden in de beoordeling van de jaarprestatie van de medewerker. Creatief meedenken is een waardevolle bijdrage aan de organisatie.
7. Ideeën die niet direct bruikbaar zijn worden wel opgeslagen – wie weet hebben we er in de toekomst nog iets aan.

Hoe maak je ideeën zichtbaar?
Zes weken geleden dacht ik aan het onderstaande.