Waarom reorganiseren?

Onlangs raakte ik verwikkeld in een internetdiscussie die begon met de vraag “Why reorganize?” Een aantal bijdragen waren erg negatief: Het geeft het management iets te doen, terwijl de mensen er slachtoffer van zijn. Elke reorganisatie kost zeeën van tijd, vooral voor ondersteunende afdelingen die er niet eens direct iets mee te maken hebben. De meeste reorganisaties mislukken, dus waarom proberen ze het steeds weer? Op een gegeven moment vond ik het tijd om erin te springen.

Elf jaar geleden was ik misschien wel de meest enthousiaste supporter van een reorganisatie van een projectafdeling. Tot dan toe hadden we gescheiden afdelingen voor calculatie en uitvoering. De calculatie- en offerteafdeling was verantwoordelijk voor het aanbieden en verkopen van projecten, de tweede stap, bestaande uit tekenaars, werkvoorbereiders en monteurs was belast met de realisatie tot uiteindelijke oplevering. Dat leidde tot zoveel miscommunicatie, verstoorde relaties en uiteindelijk ontevreden klanten dat we besloten het anders te doen, in teams. Ieder team werd verantwoordelijk voor het hele traject van aanbieden, order binnen halen en voorbereiden tot de overdracht aan de monteurs. De reorganisatie was redelijk succesvol. Toen ik na twee jaar een uitgebreide analyse maakte was de balans positief, met nog wel de nodige kanttekeningen.

Nu zijn we elf jaar verder, en ben ik weer een warm voorstander van een reorganisatie die we net op dezelfde afdeling hebben doorgevoerd. We hebben de teams weer gesplitst in aparte afdelingen voor commercie en uitvoering. Terug naar af. Dit lijkt misschien een manier om het management bezig te houden, maar dat is het uiteraard niet. De omgeving en de markt is veranderd, interne processen zijn heel anders dan elf jaar geleden, de wijze van omgaan met mensen, verantwoordelijkheden, vrijwel alles is nu anders dan toen. Kortom, het was nodig om weer te veranderen, en het is niet meer dan toeval dat dit bijna terug is naar de oorspronkelijke situatie. Het kost weer tijd, energie, productieverlies, vanzelf. En toch was ik erg enthousiast.

Het kost energie, maar ik ben van mening dat een goed uitgevoerde reorganisatie ook veel energie oplevert, nieuwe uitdagingen, motivatie. De boel opschudden, mensen losrukken uit hun ingeslapen bestaan. Gedwongen worden te veranderen, en daarmee de weg openend tot nog meer veranderingen, verbeteringen. Ik geloof beslist dat een succesvolle organisatiewijziging een positieven energiebalans heeft, dat het positieve psychologische effect opweegt tegen te nadelen. Dan zeg ik er wel iets bij – het woord succesvol. Het vergt het uiterste van het management om een verandering tot een succes te maken, tot een zo groot succes dat het meer oplevert dan oorspronkelijk gedacht. Dat is de uitdaging waarvoor reorganiserende managers staan.

(Bron: www.seniorama.be)

Als je zo goed kunt reorganiseren, dan kom je dicht in de buurt bij wat sommige mensen denken, namelijk dat je het alleen maar doet voor het reorganiseren, zelfs als er geen logica of business case achter zit. Alleen maar voor de positieve energie. Ik hoop nog eens zo’n reorganisatie te doen. Over elf jaar?

Top 20 (en iets meer)

Het is weer tijd voor het muzikale jaarlijstje. Wie wordt de opvolger van The Decemberists en verovert de felbegeerde eerste plaats in mijn top 20 van 2010?

Halverwege het jaar zag het er somber uit. Ik had eigenlijk nog niet een plaat gehoord die zich kon meten met de toppers van vorig jaar. Toen kwam Arcade Fire en kwam er alsnog een stroom goede platen op gang. Ook dit jaar weer een mix van splinternieuwe bandjes en oude bekenden, met misschien wel iets meer de nadruk op de namen van vroeger. Word ik ouder? Of deden de oudjes het dit jaar erg goed? Neil Young bijvoorbeeld om meteen de alleroudste te nemen. Singer-songwriter met gitaar, en dat is op Le Noise genoeg. Lemmy is maar een maand jonger, maar op de nieuwste Mötörhead klinkt hij nog net zo gedreven als 35 jaar geleden. Let wel: deze beide heren zijn inmiddels 65.

Nick Cave gaat al bijna net zo lang mee, en scoorde weer met zijn alter ego Grinderman. En dan de terugkeer van oude helden Michael Gira en de Swans, of Killing Joke van Jaz Coleman. De punk van Bad Religion.

Canada deed het weer heel goed. Neil Young om te beginnen. Dan natuurlijk Arcade Fire en Wolf Parade, maar ook Plants & Animals uit Montreal. En uit de rest van Canada kwamen daar Frog Eyes, Born Ruffians en Black Mountain bij.

Verder opvallend: drie keer Denemarken (I Got You on Tape, Volbeat en de uiterst tedere Agnes Obel). Terwijl Zweden er dit jaar juist heel bekaaid afkwam. Agnes Obel was de enige die ook mainstream bekend raakte. Arcade Fire werd weliswaar op 3FM gesignaleerd, maar Agnes zelfs op Radio 2.

Ik noem het lijstje top 20, maar normaal gesproken tel ik gewoon door tot alle “goede” platen op zijn. En goed betekent dan dat het merendeel van de nummers goed is, niet een paar uitschieters.

1. Broken Records – Let Me Come Home
2. Plants and Animals – La La Land
3. Arcade Fire – The Suburbs
4. Grinderman – 2
5. Frightened Rabbit – The Winter of Mixed Things
6. Spirits of The Dead – Spirits of The Dead
7. Wolf Parade – Expo 86
8. Frog Eyes – Paul’s Tomb: A Triumph
9. Black Mountain – Wilderness Heart
10. Belle & Sebastian – Write About Love
11. Killing Joke – Absolute Dissent
12. School of Seven Bells – Disconnect From Desire
13. Swans – My Father Will Guide Me up a Rope to the Sky
14. Neil Young – Le Noise
15. Mötörhead – The Wörld is Yours
16. Futureheads – The Chaos
17. Crocodiles - Sleep Forever
18. Courteeners - Falcon
19. I Heart Hiroshima – The Rip
20. Agnes Obel - Philharmonics
21. Bad Religion – The Dissent of Man
22. Wavves – King of the Beach
23. Sleepy Sun – Fever
24. Born Ruffians - Say It
25. From First to Last – Throne to the Wolves
26. Against Me – White Crosses
27. I Got You On Tape – Spinning For the Cause
28. Pulled Apart by Horses – Pulled Apart by Horses
29. Engineers – In Praise of More
30. Off With Their Heads – In Desolation
31. Volbeat – Beyond Hell, Above Heaven

Leuk lijstje toch? Kan zich moeiteloos meten met de gemiddelde top-2000 hit (al denken zes en een half miljoen Nederlanders daar anders over).

Wat krijgen we in 2011? Het eerste om naar uit de kijken is de nieuwe van The Veils. Helaas is het maar een EP, te kort dus. Komt in januari uit!

Cuba (2)

Er zijn veel dingen die je direct te binnen schieten als je aan Cuba denkt. Che en Fidel zijn vanzelfsprekend, mojito is ook beroemd, maar voor mij is muziek toch wel de hoofdmoot. Salsa is waarschijnlijk het bekendst, maar er zijn meer typisch Cubaanse muziekgenres.

Muziek – die is werkelijk overal. Het is goedkoper om een bandje van drie of vier mannen (en een enkele vrouw) in je café of restaurant te laten optreden dan een muziekinstallatie aan te zetten. Ze spelen de bekende nummers, gaan af en toe met de pet rond en hebben er veel plezier in. Net als de gasten. En blijkbaar hebben ze allemaal een CD gemaakt, want die bieden ze je standaard aan.



Of ze staan op straat, op pleinen en in parken. Een doosje op de grond voor de pesos. Het mooiste voorbeeld troffen we aan in Trinidad – ik was meteen jaloers. Vijf oude mannen, allemaal de zeventig ruim gepasseerd, op een rij op het trottoir. De oudste, waarschijnlijk ver in de tachtig, gaf het ritme aan met zijn sambaballen. Hij leek zich nauwelijks bewust van de wereld om zich heen. Bij hem moest Berry denken aan die ouderwetse poppenorkestjes. Een kwartje erin en dan speelden ze een paar minuten, meestal jazz. Maar wat een prachtige manier om van je pensioen te genieten.

De Buena Vista Social Club is ongetwijfeld de bekendste band van Cuba, met internationale successen. Een paar van de leden zagen we in een club in Havana. Ook bij hen bleek – dansen en muziek houdt je jong.

Bij Cubaanse muziek hoort dans. Vooropgesteld – ik zal de salsa nooit meester worden. Geen enkele Europeaan danst de salsa zoals de Cubanen dat doen, en onder de Europeanen zal ik leverslang een beginner blijven. Ik dans eigenlijk helemaal niet. De paar keer dat ik het geprobeerd heb moet ik iedere keer weer bij nul beginnen, zelfs de basispasjes krijg ik niet te pakken. Maar dat betekent niet dat ik niet kan genieten van goed dansende mensen.

Santiago de Cuba is het centrum van de salsa – de hele stad bruist bijna 24 uur per dag. Je gaat zitten op een terrasje en meteen wordt je uitgenodigd aan de tafel ernaast. Iemand is jarig, en dat wordt gevierd met een gitaar die de hele groep rond gaat. Iedereen speelt er een paar liedjes op. Wij konden niet spelen, maar we konden wel een fles rum kopen en op die manier bijdragen aan de feestvreugde.

Je besluit de avond in de Casa de las Tradiciones, beslist de leukste club in Santiago. Er is altijd wel een Cubaan die je verder wil helpen op de dansvloer, mits je de basispasjes van de salsa onder knie hebt natuurlijk. De band staat niet op een podium maar tussen het publiek, en danst dus gewoon mee. De hele club is niet meer dan een gewoon huis, en de dansvloer is dus ook niet veel groter dan een huiskamer. Alleen toeristen kopen drank, voor Cubanen is het veel te duur. Maar ze drinken graag een glaasje met je mee. In ruil daarvoor willen ze jou dan wel helpen op de dansvloer.

Cuba (1)

De laatste drie weken van november brachten wij door in Cuba, vandaar dat er geen nieuwe posts aan dit blog werd toegevoegd. Immers: Cuba heeft geen internet (of in ieder geval nauwelijks).


Ik heb dit blog genummerd met (1), in de veronderstelling dat dit meerdere afleveringen worden. Er is namelijk nogal wat te schrijven. Cuba is in ieder geval een fascinerend land, althans voor mensen die iets meer van een vakantie verwachten dan strand en disco (die zijn er overigens ook, maar dat was niet de hoofdmoot van onze vakantie).

Cuba is arm, straatarm. Het gemiddelde maandloon ligt zo rond de 25 euro, en de verschillen tussen schoolmeesters, politieagenten, doktoren of andere ambtenaren zijn minimaal. Daar staat tegenover dat onderwijs, medische zorg en andere basisbehoeften gratis zijn, elementaire levensbehoeften als rijst, azijn en toiletpapier op rantsoenbonnen maar dan wel bijna voor niks. Daarvoor het je de moneda nacional, de lokale peso. Tegelijkertijd worden veel andere “gewone” artikelen als luxe beschouwd, die moeten betaald worden in de luxe muntsoort “pesos convertibles”, en daar is moeilijk aan te komen. Behalve als je in de toeristensector werkt. Er zijn genoeg mensen die aan fooien een maandloon ophalen – per dag! En dan worden de verschillen opeens schrijnend, in een maatschappij die gebaseerd is op gelijkheid.

Waarom is Cuba zo arm, waarom is er gebrek aan alles? Waarom rijden er nog zoveel jaren ’50 Amerikaanse auto’s rond, en jaren ’70 Ladas? En die Nederlandse bussen, met de Nederlandse plaatsnamen er nog op – ze rijden echt, bij honderden. Cubaanse socialisten zullen zeggen dat het komt door het Amerikaanse embargo. Cuba is potentieel rijk genoeg, maar mag niks exporteren. Ja, naar het Oostblok, maar sinds de vak van de Berlijnse muur zit daar aardig de klad in. Nu is China een grote handelspartner – de modernere auto’s en bussen zijn vaal Chinees. Een punt blijft dat de dichtstbijzijnde buurman geen handelspartner is, ondanks de kleine verbeteringen onder Obama.

Niet-socialisten zullen uiteraard het regime van Castro de schuld geven – socialisme heeft geleid tot apathie en daardoor gebrek aan ontwikkeling. De waarheid zal wel ergens in de midden liggen.

Ik heb flink wat sympathie voor Cuba – ontstaan tijdens mijn middelbare schooljaren toen Amerika (Vietnam) de grote imperialistische boosdoener was, en iedereen die tegen Amerika was dus bijna automatisch aan de goede kant stond. En dan nog een romantische revolutionair als Che Guevara – kon het beter? De sympathie is nooit overgegaan, en is niet minder geworden door het bezoek. Anders – dat wel. Dat komt waarschijnlijk ook door het leeftijdsverschil, ik heb de middelbare school al lang achter me gelaten.

Wat ik hoop is dat in de komende jaren langzaam verandering zal komen. Opheffen van het embargo, en binnenlands het vrijlaten van particuliere initiatieven. Maar dan wel gecontroleerd, zodat Cuba niet in de val trapt waarin zoveel staten vervielen toen ze “vrij” werden – corrupt, met een kleine steenrijke bovenlaag en een nog veel armere bevolking.

Cuba is het meest duurzame land ter wereld. De “footprint” is minimaal, ondanks de zwarte uitlaatgassen uit de tientallen jaren oude auto’s is de vervuiling en het energieverbruik per Cubaan heel laag. Tegelijkertijd staan onderwijs en medische zorg op een heel hoog peil – analfabetisme komt niet voor, en Cuba heeft meer doktoren dan heel Afrika.

Als je een vakantie hebt zoals wij hoop je altijd veel in aanraking te komen met de bevolking, met het echte leven. Dat lukte in Cuba beter dan waar ook, een beetje basis Spaans brengt je al een heel eind. Zo waren wij in een dorpsschooltje waar 17 kinderen in 4 lokalen les kregen van één lerares, en hulp van een moeder. We kregen uitgebreid te horen hoe de school reilde en zeilde, en kregen een demonstratie op een computer. Geen internet uiteraard, maar wel heel moderne lesprogramma’s – Spaans, geschiedenis, wiskunde. Ze leerden zelfs Engels, maar dat had nog wel wat aandacht nodig.

Het dorp lag een flink eind van wat wij de bewoonde wereld zouden noemen – geen wegen, geen auto’s of fietsen, zelfs geen tractoren. Paarden voor het land en vervoer, en verder alles lopend. Maar de school was er, een winkel en een medische post. En nauwelijks een kilometer verder weer zo’n dorpje, met dezelfde voorzieningen.

Volgende!

Hiernaast staat een schermafdruk van mijn e-mail inbox. Er zitten 19 items in, waarvan 2 stuks met een rood blokje – actie vereist. Maximaal 20 items in de inbox, zodat het op één scherm past. Ik hoef niet te scrollen, ik zie ze allemaal in één oogopslag.
Ook de folder met verzonden items past op één bladzijde.

Wat betekent dit? Wat wil ik hiermee aantonen? Dat ik zo’n opgeruimd baasje ben – dat ik alles onder controle heb?


Ik werd aan het denken gezet door een aflevering in het blog van Seth Godin, getiteld next! Hij vergeleek werken daarin met een lopende band - na het ene klusje komt het volgende, er ligt steeds een lijst met klussen op je te wachten, je zit voortdurend te denken aan de volgende klus. Ook mensen die niet meer aan een lopende band werken gedragen zich alsof ze dat nog wel doen. Seth’s redenatie was dat deze manier van werken om twee redenen af te keuren was. Ten eerste omdat dit niet echt de houding is om kwaliteit te maken – als de taak maar weer af is, dat is alles wat telt. Je verdient meer. En daarnaast zijn er misschien anderen die met een vergelijkbare klus bezig zijn, maar die het niet beschouwen als één van de vele werkjes van een lange lijst – die er al hun energie en creativiteit in stoppen, en die dus beter zijn. Dus in plaats van te denken volgende! kon je beter doen alsof elke klus de laatste is.

Moest ik me aangesproken voelen? Ik werk net als de meeste mensen aan een lange lijst met taken, ik probeer ze zo snel mogelijk en zo goed mogelijk te doen, en begin dan weer aan de volgende. Ik zie een mailtje binnenkomen, lees het onmiddellijk, en als er actie nodig is probeer ik dit meteen te doen. En daarna in de vuilnisbak of het archief. Volgende! Hetzelfde geldt voor de taken die op een andere manier op me af komen, of de klussen die elke week of elke maand terugkeren (al zijn dat er gelukkig niet zo veel). Afmaken, dan is het maar weer van de lijst af.

En toch voel ik me niet aangesproken. Ik vind dat je ondanks deze voortdurende opvolging van taken hartstikke veel plezier in het werken kunt hebben, en dat je ook wel degelijk goede prestaties neer kunt zetten. Moet ik bij iedere presentatie die ik maak, bij ieder besprekingsverslag of rapport dat ik schijf, bij iedere Excel-analyse die ik uitvoer denken dat dit wel eens de laatste keer kan zijn? En maakt dat het resultaat dan beter?

Voor de Rolling Stones was The Last Time hun eerste nummer 1 hit. Het was zeker niet de laatste. Was dat wel hun gedachte toen ze het nummer opnamen?

De ideeënbus (2)

In mijn vorige blog schreef ik over mijn gedachten over het gebruik van de ideeënbus, of eigenlijk het niet gebruiken hiervan. Dat waren mijn gedachten zes weken geleden, toen we nog moesten beginnen met onze verbeterklus ONDERHANDEN. Over dat project later meer, nu even een korte terugblik op de laatste zes weken.


Bij de start van Onderhanden interviewden we 69 medewerkers, de helft van het personeel. Na de interviews hadden we ruim 40 ideeën die we meteen om konden zetten in verbeterprojecten, en nog tientallen die we even parkeerden om de organisatie niet te overladen. Nu zijn we zes weken verder, het aantal opgestarte ideeën is de 70 gepasseerd, en heel veel projecten zijn al afgerond.

Hoe zat het de afgelopen jaren met de ideeënbus?
Je zou verwachten dat de ideeënbus een populair stukje gereedschap is. Immers – de indiener van een idee ontvangt als beloning de helft van de netto besparing in het eerste jaar. Dat lijkt heel aantrekkelijk, de beloning kan oplopen tot duizenden euro’s voor een echt goed idee.

Maar wat was de werkelijkheid?
Er zijn de laatste jaren gemiddeld 5 ideeën ingediend (met een topjaar van 9 stuks).
Een derde van alle ideeën leidt tot een financiële beloning, meestal enkele honderden euro’s, en nog eens een derde ontvangt een VVV-bon. De gemiddelde doorlooptijd van een idee uit de ideeënbus is zeven maanden – van indienen tot het uiteindelijk presenteren op de kwartaalbijeenkomst en het bekendmaken van de beloning (die dan ook nog bruto is). Hoe moet dat ooit tot een volle bus leiden?

Er zijn de laatste jaren verscheidene bezwaren geopperd tegen een ideeënbus met financiële prikkel. Het systeem leidt tot bureaucratie, er is veel kostbare tijd nodig om ideeën te beoordelen en in te voeren. De beloning leidt tot discussie omdat de waarde van een idee vaak lastig is te bepalen. Collega’s voelen zich gepasseerd als ze ook een rol in het idee hebben gehad maar hiervoor niet worden geloond. Er zijn zelfs voorbeelden van regelrechte fraude. Waar geld in het geding is leidt dit vroeg of laat tot misbruik (?)

Eerlijk gezegd denk ik dat deze argumenten bij ons nauwelijks een rol speelden. Er zijn medewerkers die regelmatig ideeën indienen met de beloning in het achterhoofd. Maar het overgrote deel van de mensen is hier helemaal niet mee bezig, wordt hier totaal niet door getriggerd. Hoe lukte het Onderhanden dan wel om 70 ideeën in een maand te genereren?
Wat is voor mensen te grootste beloning in hun werk? Ze worden gewaardeerd, er wordt naar hen geluisterd. Met hun problemen wordt serieus omgegaan, hun verbetertips worden ter hand genomen. Die waardering is zoveel groter, vooral als die onmiddellijk gegeven wordt. Niet te vergelijken met een financiële vergoeding die pas na zeven maanden wordt uitgekeerd, en die dan ook nog minder is dan gehoopt.

Hoe gaan we nu verder? Hoe maken we deze nieuwe ideeënbus operationeel, hoe voorkomen we dat we over een half jaar weer met een lege bus zitten. Daarover gaat deel 3 van deze reeks.

De ideeënbus (1)

In een van de projecten waaraan ik de laatste maanden veel tijd besteed proberen we zoveel mogelijk ideeën van medewerkers in een zo korte mogelijke tijd in te voeren. In een paar weken tijd heeft dat geleid tot meer dan vijftig verbeterprojecten, allemaal op basis van ideeën en tips van medewerkers. Het totale aantal ideeën in de daarvoor bestemde “bus” in dit hele jaar is 2 (twee!). In dit eerste blog mijn gedachten over de ideeënbus voor we aan de verbeterprojecten waren begonnen. Pakweg zes weken oud dus.


Het gebruik van de ideeënbus lijkt een prachtige manier om medewerkers te betrekken bij verbeteringen in een bedrijf. Laagdrempelig, kans op een beloning, en je wordt genoemd in de kwartaalbijeenkomst. Waarom lukt het dan niet die bus vol te krijgen.
Heeft het nog wel zin om de ouderwetse bus te vervangen door een digitaal exemplaar?

Misschien wel het belangrijkste bezwaar tegen de ideeënbus in bovenstaande vorm is wel dat de bus niet zo laagdrempelig is als gedacht. Je moet een formulier invullen met voorgeschreven velden, vervolgens gaat het formulier langs allerlei afdelingen waarbij soms maanden onduidelijk is wat er precies mee gebeurt. Uiteindelijk komt dan de terugkoppeling door het MT met de “prijsuitreiking” (en ontstaat alsnog discussie of het idee wel zo origineel is, of goed genoeg).
Kortom – een minimaal aantal ideeën. Waarom het kwijnend bestaan van de ideeënbus nog verder rekken?

Ten mensen weten meer dan één. Hoe meer mensen meedenken over mogelijke verbeteringen, hoe groter de kans dat er creatieve vondsten worden gedaan. Hoe krijg je die verbeteringsideeën boven tafel?

1. Medewerkers moeten gemotiveerd zijn, de organisatie moet stimulerend en motiverend met ideeën omgaan.
2 Ieder idee is welkom en verdient aandacht. Ook al is niet ieder idee meteen uitvoerbaar.
3. Op ideeën moet alert gereageerd worden. Als het even kan onmiddellijk – met direct resultaat.
4. Alert reageren kan door het idee op een zo laag mogelijk niveau te behandelen. Dus niet eerst helemaal in de hiërarchie naar boven. Als een medewerker het zelf kan, dan alleen even afstemmen met de chef. Een klein overlegje met een paar mensen, meteen doorpakken. Is het groter, dan met chef en MT-lid, maar dan ook meteen proberen te beslissen.
Als onmiddellijk reageren niet mogelijk is vanwege de omvang van het idee, dan laat je dat de indiener natuurlijk wel weten.
5. Ideeën moeten zichtbaar worden gemaakt – welke verbeteringen zijn er recent ingevoerd. Dat geeft een erkenning aan de indieners van de ideeën, maar stimuleert tegelijkertijd collega’s om ook iets in te leveren.
6. Niet je ideeën financieel belonen? Nee, niet direct in een beloning per ingediend idee. Maar het kan wel meegewogen worden in de beoordeling van de jaarprestatie van de medewerker. Creatief meedenken is een waardevolle bijdrage aan de organisatie.
7. Ideeën die niet direct bruikbaar zijn worden wel opgeslagen – wie weet hebben we er in de toekomst nog iets aan.

Hoe maak je ideeën zichtbaar?
Zes weken geleden dacht ik aan het onderstaande.