Cijfers

Nee, ik ben niet iemand voor Management by Numbers. Trouwens - ook niet altijd By Walking Around, meestal door tijdgebrek. Terwijl ik nu al een paar dagen bezig ben met het verzamelen, analyseren en rapporteren van de eindejaarcijfers van 2011 heb ik ook steeds een dubbel gevoel. Ik wil het weten, maar ik wil er ook iets mee doen. En ik wil het niet zo overdrijven dat het mensen afschrikt of alleen maar tot verwarring leidt. Toch heb ik wel iets met cijfers, eigenlijk vind ik ze prachtig. Cijfers dan, niet getallen. Ze leven, ze hebben een betekenis, ze barsten van de informatie en kennis. Het boek Ongecijferdheid van John Allen Paulos is op mij absoluut niet van toepassing.

Maar strak sturen op alleen maar getallen is uiteindelijk niet zaligmakend. Wat kan er allemaal mis gaan met cijfers? Een voortdurende stroom van rapporten, met steeds meer vraag naar details, vergt veel tijd van managers en medewerkers. Tijd die beter besteed kan worden aan klanten, aan kwaliteit, aan innovatie. Beslissingen die niet worden genomen omdat de laatste financiële analyse nog geen 100% zekerheid biedt verlamt een organisatie. En de beschikbaarheid van steeds nauwkeurige cijfers, steeds meer getallen achter de komma, lijkt op zekerheid, maar geeft niet meer dan schijnzekerheid. De enige cijfers die zekerheid geven zijn cijfers uit het verleden, maar die geven dan weer geen zekerheid voor de toekomst.

Cijfers kunnen gemanipuleerd worden. Cijfers uit het verleden, bewust door creatieve boekhouders, onbewust door rapportagefouten en onvolkomenheden in financiële systemen. En cijfers voor de toekomst kun je helemaal alle kanten mee op. Een business case of een scenario kan gemanipuleerd worden naar iedere gewenste uitkomst, al naar gelang de behoefte van meestal het hogere management. Cijfers liegen niet????

Wat is er dan toch zo aantrekkelijk aan cijfers? En dan bedoel ik niet de intrinsieke schoonheid van een mooie analyse, met een fraaie grafiek als beeldresultaat. Nee, dan bedoel ik het vanuit management oogpunt. Wat is het nut van cijfers voor managers?

Het “manipuleren” van cijfers heeft ook positieve kanten. Hoe slecht of hoe goed het ook gaat met een bedrijf, er zijn altijd wel positieve cijfermatige voorbeelden, grafieken die de goede kant op gaan. Als omzet en productie ver achterblijven kun je ook met minder voorraad toe – erg prettig als dat een van je doelstellingen was. En zelfs in de slechtste markten zijn altijd wel een paar productgroepen of klanten die juist groeien.

Dus wat doe je als manager? De allerslechtste cijfers laat je achterwege, die neem je niet mee in je kwartaalpresentatie  – dat zou alleen maar demotiveren. Een paar positieve trends pik je eruit en laat je zien ten teken dat het niet allemaal ach en wee is. En dan neem je nog wat cijfers die matig zijn, maar wel beïnvloedbaar, cijfers die medewerkers kunnen stimuleren in een gewenste richting.

En daarmee kom ik op het onderwerp voor de volgende aflevering. Hoe focus je op cijfers op een  manier die medewerkers niet afschrikt, maar stimuleert en uiteindelijk meesleept?